Le respect de la « législation comptable et fiscale » conjointement à celui de la « norme qualité ISO 9001 version 2000» est la devise incontournable de ce service.

Il s'agit du service Comptabilité / Facturation.
Sous ce terme générique, il faut distinguer :

Administration / Facturation :

Une collaboratrice de formation secrétariat - bureautique assure le bon fonctionnement de ce service qui demande rigueur, rapidité et connaissance des activités de location.

Elle a pour mission de collecter et de traiter les éléments de facturation émis par les agences et clients, afin d'établir les factures dans le respect des critères fixés par la société.

Pour mener à bien son travail, elle dispose de la bibliothèque des contrats permettant de connaître les spécificités de chacun et d’indicateurs de contrôle, mettant en évidence le délai de réception des éléments de facturation, le nombre de factures/avoirs établis chaque mois, …

Témoignage : Nathalie CHAPELLE – Assistante administratif facturation
" Dans le cadre de mes fonctions, je suis chargée chaque mois de recueillir les différents éléments nécessaires à l'établissement de nos factures :
- les relevés kilométriques des véhicules loués en longue durée auprès de nos clients,
- les documents de mise à disposition ou de retrait de véhicules chez les clients auprès de nos agences,
- les modifications contractuelles (modifications tarifaires, véhicules supplémentaires, remplacement de véhicules …) auprès de notre service commercial.
La vigilance est de mise dès la collecte de ces éléments. En effet, tout retard et/ou mauvaise information peuvent occasionner des erreurs de facturation, et par conséquent des réclamations de la part de nos clients. Ce qui serait contraire à notre exigence de satisfaction client, objectif clé de notre référentiel ISO 9001. Nous sommes des prestataires de services, et à ce titre nous nous devons d'être attentifs à toutes les étapes de la facturation ".

Comptabilité :

Ce service centralisateur demande une maîtrise des dispositions comptables et fiscales légales, un sens de l'organisation et une bonne connaissance des secteurs d'activités de l'entreprise. Trois collaboratrices sont en charge de ce service.

Elles ont pour principales missions, en dehors de la tenue de la comptabilité générale et analytique, la sortie des reportings mensuels, la gestion de la trésorerie de la société et le suivi des comptes de tiers clients / fournisseurs.

Témoignages :
Christelle HUBERT – Responsable Comptable
Coralie LANDRAUD – Comptable
Céline SOURY – Comptable

"Grâce à la tenue au quotidien de la comptabilité générale et analytique, nous établissons mensuellement un « reporting » qui est une synthèse des résultats de l’entreprise (établit par agence, par activité (LCD et LLD) et toutes agences confondues).
Ce document interne est un outil clé dans la gestion de l’entreprise car il permet à la Direction et aux responsables de chaque agence de mesurer chaque fin de mois si les objectifs sont atteints ou non et surtout de ne pas subir, et plutôt d’anticiper tous changements environnementaux ou conjoncturels. Par contre il n’aurait aucune valeur s’il n’était pas précédé par un budget annuel établit par la Direction et notre service, qui constitue la référence indispensable de ce reporting.
Que ce soit le « reporting » ou le « budget », nous ne pourrions pas les réaliser si nous n’étions pas en totale adéquation avec l’ensemble des agences et autres services généraux de l’entreprise, car ces deux états reflètent le travail de chacun et donc concerne aussi bien le comptable, le commercial ou le social, que la satisfaction du client.

Notre rôle est également :
- d’établir les comptes annuels légaux ainsi que tous les documents liés à la clôture annuelle des comptes
- d’établir toutes les déclarations fiscales auxquelles la société est tenue de souscrire
- d’assurer la gestion de la trésorerie.

Enfin, nous souhaitons tout particulièrement mettre l'accent sur la gestion du portefeuille clients. Cette gestion ne se résumant pas uniquement au contrôle systématique des factures établies (mentions légales obligatoires).
De part nos activités de loueur, nous avons une clientèle diversifiée composée principalement de petites et moyennes entreprises, industriels, artisans, associations, particuliers…
Nous devons être le garant du respect des conditions financières contractuelles entre le client et la société, tout en gardant toujours à l'esprit notre finalité première : "la satisfaction du client".

Ces quatre personnes mettent tout leur savoir au sein de la société pour que les relations administratives et comptables se déroulent dans les meilleures conditions avec l'ensemble des clients et prestataires extérieurs.

Publication : Février 2008